Kenapa Pendaftaran Online Penting
Pendaftaran offline = antri panjang. Resepsionis isi formulir, input ke sistem, butuh 10-15 menit per pasien. Pasien stress, klinik stress. Solusinya: pasien isi sendiri via WhatsApp sebelum datang.
Data Pasien yang Dibutuhkan
Wajib:
- Nama lengkap (sesuai KTP)
- Tanggal lahir
- Jenis kelamin
- Alamat lengkap
- Nomor HP aktif
- Kontak darurat
Opsional (Tergantung Klinik):
- NIK
- Nomor BPJS
- Alergi (obat, makanan)
- Riwayat penyakit
- Asuransi private
- Pekerjaan (untuk demografi)
Flow Pendaftaran Otomatis
- Pasien kirim "daftar pasien baru"
- AI jelaskan proses + privacy
- AI tanya data satu per satu (atau batch)
- AI validate format (telpon 10-13 digit, tanggal valid, dll)
- AI tampilkan ringkasan untuk konfirmasi
- Pasien konfirmasi → AI submit ke sistem klinik
- Sistem generate nomor rekam medis
- AI kirim konfirmasi + nomor RM + instruksi visit pertama
Contoh Percakapan
P: daftar pasien baru AI: Halo! Saya bantu daftarin ya. Sebelumnya, izin minta data dasar. Data akan tersimpan aman dan tidak dibagikan ke pihak ketiga. 1. Nama lengkap (sesuai KTP)? P: Andi Saputra AI: Tanggal lahir? (format: DD/MM/YYYY) P: 15/03/1985 AI: Jenis kelamin? (L/P) P: L AI: Nomor HP aktif? P: 08123456789 AI: Alamat lengkap (jalan, RT/RW, kel, kec, kota)? P: Jl. Sudirman No. 10, Jakarta Pusat AI: Nomor kontak darurat + nama (siapa saja yang bisa dihubungi)? P: 08129876543 - Siti (istri) AI: Punya BPJS aktif? P: ya AI: Nomor BPJS? P: 0001234567890 AI: Oke. Sebelum saya proses, mohon dicek datanya: Nama: Andi Saputra Lahir: 15/03/1985 (40 thn) JK: Laki-laki HP: 08123456789 Alamat: Jl. Sudirman No. 10, Jakarta Pusat Kontak darurat: Siti (08129876543) BPJS: 0001234567890 Benar? (ya/edit) P: ya AI: Beres ✅ Bapak Andi sudah terdaftar. Nomor Rekam Medis: RM-2026-08-0123 Mohon simpan nomor ini. Mau langsung booking konsultasi atau nanti?
Validasi yang Perlu Diaktifkan
- Format tanggal lahir (DD/MM/YYYY)
- Nomor HP 10-13 digit, awalan 08 atau +62
- NIK 16 digit
- Nomor BPJS 13 digit
- Email format valid (kalau diminta)
Handling Edge Case
- Pasien skip pertanyaan: AI minta ulang dengan penjelasan kenapa data itu penting
- Data tidak sesuai format: AI tampilkan contoh dan minta ulang
- Pasien lansia sulit ketik: AI accept voice note dan transkrip
- Pasien ragu kasih data: AI jelaskan privacy + opsi minta data dihapus kapan saja
Privacy & Compliance
- Disclose di awal: data disimpan di sistem klinik, tidak dibagikan
- Beri pasien hak akses + hapus data
- Server klinik harus comply dengan UU PDP
- Akses data di sistem klinik dibatasi by role
- Jangan minta foto KTP via WhatsApp — risk tinggi
Integrasi dengan Sistem Klinik (HIS/SIMRS)
Idealnya AI bisa submit data langsung ke SIMRS klinik. Kalau belum bisa, AI kirim notif ke resepsionis dengan data lengkap untuk diinput manual. Tetap lebih cepat dari input dari kertas.